思わずロケットニュースのような見出しを立ててしまいました。テレワーク中にチャットツールを使うようになり、改めてそのメリットを体感したので、ブログに残しておこうと思います。きっかけは、たまたま同時期に別々の2人のビジネスパートナー、1社のクライアントさんから「チャットでやりませんか」と言われたことです。「まあ、いいですよ」とその時は付き合い程度で始めたのですが・・・
結論から言うと、「今まで使わなかったのを後悔するレベル」の便利さがありました。特にテレワークになって“直接対面しないのがスタンダード”な業界においては、非常に有用なツールだと思います。
■コミュニケーションのスピードが速い
これは圧倒的です。メールソフトを立ち上げて、ご挨拶の一文を書いて、本文を書いて、最後の「何卒宜しくお願い致します。」などの締めくくりを書いて、、、といった段取りが大幅にカットされ「ほぼ用件だけ」で済むので、「あれどうなっていたっけ？」みたいなことでも気軽に確認を投げられます。
リアル出社の時はアリがちだった「会社で会った時相談しよう」という前提が崩壊するので、プロジェクト進行は間違いなく早くなります。
もう一つは大抵のチャットツールはスマホアプリがあるので、簡単な返事はスタンプでできることです。「いいね！」とか「了解！」とかなら、スタンプで十分。いわゆる「会社に戻って返事する」「喫茶店に入って返事する」などの無駄な時間・コストがなくなります。これは本当に便利です。
■チームの動きが「面」で見える
メールの場合、いくらCCを入れていてもチームの誰がどう動いているかは直感的に把握できません。そのたびに再確認のメールを書いたり、書かれた方は見落としたりなど、少なからず無駄が積み重なっていきます。
チャットツールの場合、プロジェクトごとに「部屋」が分かれており、参加メンバーの会話履歴が視覚的に「面」で見えます。なので、最近の会話を数画面見れば「ああ、今こうなっているんだな」など、ある程度の状況把握ができます。
また、状況把握ができるので「こうした方がいいかも」などの、いい意味での横やりも入れやすい。これはチームの部屋を設定できるチャットならではのメリットで、テレワークでのコラボレーションには「必須」と言ってもいいかもしれません。
■クラウドツールとの相性が良い
とはいえチャットだけですと流し素麺のように会話は消えていきますので、共有ファイルなどの管理は一工夫必要です。Teamsなどのチャットツールはファイル管理機能もパックになっているのでそれを使えば問題ありません。Chatworkなどは、単体では非常に簡易なファイル管理になっているので、GoogleドライブやDropBoxなどほかのクラウトサービスを組み合わせてプロジェクトのファイル管理をすると効率的です。
「チェックリスト一覧」や「全体スケジュール」など頻繁に参照するものは別のクラウトサービスにアップし、共有リンクをチャットツールの説明欄などに張っておけば、タイムラインに関係なくすぐに参照できます。当然ながらチームメンバー全員で同じファイルを更新できるので、マスター管理も簡便になります。（最新の●●送ってください、が不要になる）
■「返事が遅い」と思っていた人の返事が速くなる（！）
冒頭のコミュニケーションスピードの補足になりますが、これは大きいです。スマホでレスポンスできたり、長々とあいさつを書かなくて済むなどの「簡便性」が効いてるのだと思いますが。「あの人はメールの返事遅いからな」と思っていた人が、チャットになった途端にびっくりするほどレスポンスよく返事をくれるようになり、驚きました。
そうした方がクライアントの意思決定者だったりすると、これはもう、プロジェクト進行が圧倒的にスムーズになります。
■アフターコロナのワークスタイルにはWebミーティング・チャット・クラウドファイル共有が必須
と言い切ってしまってもいいでしょう。少なくとも「使えて損はない」。Chatworkなどのチャットツールは無料プランでも十分に実用に耐えます。
アーキテクチャーでは現在「ZOOM」「Chatwork」「Googleドライブ（Googleドキュメント）」「DropBox」を掛け合わせて活用しています。
最初のキックオフや途中の経過報告はWebミーティングで、プロジェクトの進行はチャットで、重要なファイル管理はクラウドストレージで行えば、チームとしての生産性向上に大きく貢献します。さらにその上で「じゃあ今度は実際にお会いして話しましょうか」となれば、それはそれでプレミアムな打ち合わせになるのではないでしょうか。
